自動返信メールとは、送られてきたeメールに対して、あらかじめ用意しておいた定型文を自動的に返信する機能です。設定は各ユーザーの管理画面から行い、件名や定型文の内容などを設定することができます。 例えば、お問い合わせ担当者用のeメールアドレス「info@○○○.co.jp」に自動返信設定を行った場合、このeメールアドレスにeメールを送った人に対して、「お問い合わせありがとうございます。折り返し担当者よりご連絡いたします～」といった定型文を返信することができます。

顔の見えないインターネットでのeメールのやり取りの場合、送信者は、すぐに返信がないと「いつ連絡をもらえるのだろう」、「本当にeメールが届いたのだろうか」といった不安感に襲われがちです。自動返信メールを利用すれば、夜間や休祝日などの問い合わせに対しても、送信者に返信することができます。自動返信メール機能は、とりわけ信頼性や確実性を求められるビジネス利用には必須の機能と言えるでしょう。